Avansert oppgaveplanlegging helt avgjørende for framtidas sykehus

Vi planlegger lenger fram i tid, tildeler timer direkte og har alle data i ett system - det er resultatet etter fem år med prosjektet avansert oppgaveplanlegging. Nå går Alle møter-prosjektet over i vanlig drift.

Foto. Bent Horpestad, Helse Stavanger
Bent Horpestad og enhet for spiseforstyrrelser er en av mange avdelinger som har tatt i bruk avansert oppgaveplanlegging i løpet av de siste fem årene. Foto: Svein Gabrielsen Lunde, Stavanger universitetssjukehus.

​– Avansert oppgaveplanlegging gir bedre mulighet til å styre prioriterte oppgaver fram i tid og hindrer dobbeltbooking. I tillegg kan alle medarbeidere nå få oversikt over oppgavene sine hjemmefra via MinGat og noen også via kalenderen på mobilen sin, sier Bent Horpestad, psykologspesialist og leder ved enhet for spiseforstyrrelser ved Stavanger universitetssjukehus (SUS).

Han leder en av de mange avdelingene ved sykehuset som har tatt i bruk avansert oppgaveplanlegging. Helt siden prosjektet startet i 2012 har hovedmålet vært å planlegge behandleres arbeidstid og oppgaver med en lenger tidhorisont. Dermed får behandlerne en mer forutsigbar arbeidstid, og pasientene kan få tildelt time direkte med navngitt behandler. God planlegging er også avgjørende med tanke på fristbrudd og ventelister.

Avansert oppgaveplanlegging var et av de første prosjektene som startet i det regionale Alle møter-programmet. Etter fem år som prosjekt, innføres det nå i vanlig drift på alle sykehusene i Helse Vest.

Planlegger lenger fram i tid og tildeler timer direkte

Oppgaveplanene på SUS, som du blant annet kan se på intranettsidene, er godt brukt og besøkt.

– Selve innføringen gikk fint hos oss, og vi har fått god oppfølging og support fra prosjektet, sier Horpestad videre.

Siri Haugland, leder ved seksjon for ressursstyring, har ledet innføringen på SUS.

– Det har vært både krevende, kjekt og spennende. I praksis handler det om at det som før ble gjort i for eksempel excel-ark eller andre systemer, og deretter lagt inn i Dips, nå samles i ett og samme system - nemlig Gat. Det betyr bedre datakvalitet, fordi samme data ligger i alle system, sier Haugland.

Tallene viser at de fleste avdelinger planlegger nå minst seks måneder fram i tid - og flere også opptil ett år. Rundt 90 prosent av pasientene får direkte tildelt time med en navngitt behandler. Slik var det ikke for fem år siden.

– Noen opplever nok at de har fått merarbeid sammenlignet med tidligere, men totalt sett bruker vi færre ressurser på registreringer, fordi vi nå ikke dobbelt- og trippelfører data i flere systemer. Flere kan for eksempel se hvilken lege som er på poliklinikk en formiddag - og både sentralbord, sykepleiere og annet personell bruker oversiktene på intranett aktivt. I tillegg har mange blitt bedre på å registrere kurs, permisjoner og ferie tidligere, og vi har fått på plass riktig stillingsforhold tidligere, fordi Gat er avhengig av gyldige stillingsforhold, fortsetter Haugland.

Gat-systemet vil forbedres hele veien

Det er fortsatt en vei å gå for at Gat og Dips - og integrasjonen mellom systemene - skal bli optimalt. Mange opplever selve systemet som tungvint og at det tar mye tid. Men det har skjedd en enorm forbedring siden 2012, og det vil fortsette å komme mer.

– Jeg er imponert over hvordan kollegene mine på SUS tar i mot disse endringene. Gevinstene er ikke alltid like opplagt for den enkelte, og det er ikke gitt at man står på og får på plass nye løsninger - som kanskje først og fremst gagner systemet, helheten og løsninger som kommer litt lenger fram i tid. Vi har mange dyktige ledere, men jeg vil likevel spesielt framheve alle de dyktige sekretærene - som vi er helt avhengige av for å komme i mål med fristbrudd og ventelister, sier Haugland.

Også framtidens løsninger er avhengig av at sykehuset planlegger lenger fram i tid i ett og samme system.

– Avansert oppgaveplanlegging danner et helt sentralt fundament i nye løsninger. I prosjektet "Mitt timevalg" legger vi til rette for at pasienter skal kunne endre og kanskje på sikt velge timen sin selv når de logger inn på helsenorge.no. Mange er vant med dette fra for eksempel fastlegen og frisøren, men det er utrolig mye mer komplekst å få dette til hos oss. Det krever god planlegging, og det er et spennende nybrottsarbeid vi er med på, avslutter Haugland.

Foto. Siri Haugland, Helse StavangerFoto. Wenche Norgaard, Helse Stavanger

Siri Haugland (til venstre) har vært prosjektleder for avansert oppgaveplanlegging på SUS, og Wenche Norgaard har jobbet mye med innføringen på sykehuset. Foto: Svein Gabrielsen Lunde, Stavanger universitetssjukehus.