Enklare kvardag og betre flyt med langtidsplanlegging

På barnepoliklinikken på Stavanger universitetssjukehus jobbar dei målretta for å bli betre på å planleggje sine eigne aktivitetar. Fleire enkle grep gir resultat.

Ruth Egeland, Elin Kolstad og Ine Bjørndal. Foto: Wenche Digranes

Eit langsiktig mål om null venting vil krevje at folk jobbar saman på tvers av faga, og har felles forståing for alle sider i planleggingsprosessen. Medarbeidarane har gode forslag og løysingar, og saman med ansvarleggjering og eigarskap til oppgåvene som skal løysast er det moglegheiter.

– Vi forsøkjer å strømlinjeforme systemet innanfor dei rammene vi har, og få alle til å tenkje langt fram. Våre folk må vere bevisste på eigne ønske og rette seg etter to fristar i året for å melde inn fri og feriar etc. Det opplever vi som ein fordel. Samstundes er ikkje systemet heilt firkanta, seier Wenche Digranes, leiar for kontortenesta på barnepoliklinikken og prosjektdeltakar i prosjekt Vel planlagt i Alle møter Helse Stavanger.

– Fordelane med å planleggje pasienttimar langt fram er at det gir føreseielegheit og tryggheit for både pasientar og behandlarar. Dette gjeld spesielt dei som går til regelmessige kontrollar. For dei kan utsette timar føre til negativ helsegevinst eller påverknad på prognosane. Planlegginga gir god oversikt over aktivitetane våre, og oversikt over om vi set av nok ressursar, seier Ann Marit Gilje, seksjonsoverlege.

Langtidsplanlegging av arbeidstid og pasienttimar er viktige element som det blir jobba med i prosjekt Vel planlagt.

Ann Marit Gilje jobbar tett med to sekretærar om endringar som heile tida må registrerast i GAT (til dømes fråvær, permisjonar, kurs osv.). Ho får oppdatering på morgonen på SMS om dagens bemanning og oppgåver som ho då vidareformidlar på morgonmøtet.

– Vi ser at vi ligg ganske godt an. Samstundes jobbar vi aktivt med å oppdatere fagansvarlege legar med oversikt over korleis ventelistene ser ut, for å prøve å unngå fristbrot, seier Digranes.

Sparer tid på langsiktig planlegging

– På møta avklarar vi kva tiltak som skal gjerast i forkant av pasientens timeavtale, slik at dette er gjennomført når pasienten kjem, seier Digranes.

På klinikken planlegg dei for eit halvår fram om gangen, både pasienttimar og vakter.

– Det blir ein del endringar, fordi innkallingar til viktige møte, seminar og kurs sjeldan kjem med så lang tidshorisont som den planleggingshorisonten vi ønskjer å ha. Av og til må vi leggje om legane sin bemanningsplan pga. endring i stillingar eller permisjonar. Slike forhold er ikkje alltid så lett å styre lang tid i forkant, forklarar Gilje.

– Vi klarer ikkje å planleggje for eit halvt år heile tida, men vi er ikkje langt unna planen fram til over sommaren no. Neste mål er å liggje eitt år i forkant. Vi sparar tid når vi er ajour på fleire forhold. Det blir mindre administrasjon og puslespel, seier Digranes.

Det er altså ikkje alt ein kan planleggje seg ut av. Samstundes gir ei timebok med ledige timar og moglegheiter trivsel og tryggheit for sekretærane, fordi listene blir kortare, det blir meir oversikt og lettare å finne tider når det er behov.

– Utfordringane er ofte ressursar og romkapasitet. Det blir jo ikkje færre pasientar sjølv om ein planlegg godt. På planleggingsmøtene kvar veke, der alle er involverte, får vi fram oversiktar over kor mange som ventar og kor mange som har fått tildelt time. Då kan vi setje inn ressursar og løyse veker eller dagar som er krevjande, seier Gilje og Digranes.