Eit
langsiktig mål om null venting vil krevje at folk jobbar saman på tvers av faga,
og har felles forståing for alle sider i planleggingsprosessen. Medarbeidarane
har gode forslag og løysingar, og saman med ansvarleggjering og eigarskap til
oppgåvene som skal løysast er det moglegheiter.
– Vi
forsøkjer å strømlinjeforme systemet innanfor dei rammene vi har, og få alle
til å tenkje langt fram. Våre folk må vere bevisste på eigne ønske og rette seg
etter to fristar i året for å melde inn fri og feriar etc. Det opplever vi som ein
fordel. Samstundes er ikkje systemet heilt firkanta, seier Wenche Digranes, leiar
for kontortenesta på barnepoliklinikken og prosjektdeltakar i prosjekt Vel
planlagt i Alle møter Helse Stavanger.
– Fordelane
med å planleggje pasienttimar langt fram er at det gir føreseielegheit og
tryggheit for både pasientar og behandlarar. Dette gjeld spesielt dei som går
til regelmessige kontrollar. For dei kan utsette timar føre til negativ
helsegevinst eller påverknad på prognosane. Planlegginga gir god oversikt over
aktivitetane våre, og oversikt over om vi set av nok ressursar, seier Ann Marit
Gilje, seksjonsoverlege.
Langtidsplanlegging
av arbeidstid og pasienttimar er viktige element som det blir jobba med i
prosjekt Vel planlagt.
Ann Marit
Gilje jobbar tett med to sekretærar om endringar som heile tida må registrerast
i GAT (til dømes fråvær, permisjonar, kurs osv.). Ho får oppdatering på morgonen på
SMS om dagens bemanning og oppgåver som ho då vidareformidlar på morgonmøtet.
– Vi ser
at vi ligg ganske godt an. Samstundes jobbar vi aktivt med å oppdatere
fagansvarlege legar med oversikt over korleis ventelistene ser ut, for å prøve
å unngå fristbrot, seier Digranes.
Sparer tid på langsiktig planlegging
Gilje trur
at pasientane opplever at sjukehuset har god kontroll og fin flyt når
planlegginga fungerer bra. Klinikken har 11 ulike fagfelt og har danna fleire
faggrupper med ansvarleg og erfaren lege som har jamlege møte med dei som er
involverte i timetildeling; sekretær og sjukepleiar for å planleggje timar fram
i tid.
– På møta
avklarar vi kva tiltak som skal gjerast i forkant av pasientens timeavtale,
slik at dette er gjennomført når pasienten kjem, seier Digranes.
På klinikken planlegg dei for eit halvår fram om gangen, både pasienttimar og vakter.
– Det
blir ein del endringar, fordi innkallingar til viktige møte, seminar og kurs
sjeldan kjem med så lang tidshorisont som den planleggingshorisonten vi ønskjer
å ha. Av og til må vi leggje om legane
sin bemanningsplan pga. endring i stillingar eller permisjonar. Slike forhold er ikkje alltid så lett å styre lang tid i forkant,
forklarar Gilje.
– Vi klarer ikkje å planleggje for eit halvt år heile tida, men vi er ikkje langt unna planen fram til over sommaren no. Neste mål er å liggje eitt år i forkant. Vi sparar tid når vi er ajour på fleire forhold. Det blir mindre administrasjon og puslespel, seier Digranes.
Det er
altså ikkje alt ein kan planleggje seg ut av. Samstundes gir ei timebok med
ledige timar og moglegheiter trivsel og tryggheit for sekretærane, fordi
listene blir kortare, det blir meir oversikt og lettare å finne tider når det
er behov.
– Utfordringane
er ofte ressursar og romkapasitet. Det blir jo ikkje færre pasientar sjølv om ein
planlegg godt. På planleggingsmøtene kvar veke, der alle er involverte, får vi fram
oversiktar over kor mange som ventar og kor mange som har fått tildelt time. Då
kan vi setje inn ressursar og løyse veker eller dagar som er krevjande, seier
Gilje og Digranes.