For leverandørar

Helse Vest bruker elektronisk handel ved hjelp av elektronisk handelsformat (EHF). Dette inneber utveksling av meldingar mellom kjøpar og seljar i samsvar med Digitaliseringsdirektoratets (tidlegare Difi) tilrådde EHF-standard (basert på den europeiske PEPPOL-standarden).

Er du leverandør til føretak i Helse Vest, fakturerer du oss med elektronisk faktura i samsvar med standarden elektronisk handelsformat (EHF).

I implementeringsrettleiaren finn du til ei kvar tid oppdatert informasjon om korleis EHF-formatet skal brukast. Også utanlandske leverandørar kan sende elektroniske fakturaar til alle som kan ta i mot EHF-faktura.

Som leverandør til Helse Vest ber vi om at du ikkje godtek bestillingar frå medarbeidarar i Helse Vest utan at det blir opplyst om eit bestillingsnummer. Dersom du ikkje har motteke bestillingsnummer, tek du kontakt med vedkommande eller avdelinga som har bestilt vara og/eller tenesta og ber om dette.

Helse Vest som kunde ønskjer eit raskt svar på bestillinga frå deg som leverandør, med eventuell informasjon om endring eller avvik når det gjeld mengde, eining, leveringstid, leveringsvilkår, pris, med meir. All informasjon og kommunikasjon må vise til bestillingsnummeret.

Fakturaar må vere i samsvar med krava i «Bokføringsforskriften, §5-1-1. Salgsdokumentets innhold» og i ti​​llegg innehalde kundens bestillingsnummer, avtalenummer og navn på kundens bestillar eller avdeling.

For å sikre rask behandling av mottekne fakturaar og at betaling skjer i tide, er det viktig at formelle krav er oppfylte, samt at merkinga er presis.

Dette inneberer konkret at:

• Fakturaen må vere merkt med det bestillingsnummeret som du som leverandør har motteke frå ein bestillar eller bestillande avdeling. Dette må brukast som fakturareferanse. Nummeret skal leggjast i XML-feltet "OrderReference/ID" (berre tallteikn). Dette gjer det mogleg for fakturasystemet vårt automatisk å kontrollere fakturaen mot (godkjend) bestilling og overføre til utbetaling etter gitte reglar.

• Det er i tillegg ønskeleg at det blir vist til ordrelinjer frå ordren i feltet "InvoiceLine/OrderLineReference/LineID" på fakturaen. Her er det viktig at det blir nytta same linjenummer som på ordren frå Helse Vest. Dette gjer det mogleg for fakturasystemet vårt å automatisk knyte fakturaen mot korrekte ordrelinjer.

Vanlege feil som medfører lengre behandlingstid er:

• Feil beløp på fakturaen
• Manglande leveranse eller avvik i kvantum

Delbetaling vil ikkje bli gjo​​rt, og dersom det er feil, må heile fakturaen krediterast og lagast på ny. Fakturaar som ikkje er i samsvar med spesifiserte krav, kan bli returnert.

Fakturavedlegg

Når EHF-fila inneheld nok informasjon i seg sjølv, treng vi ikkje eit eige fakturavedlegg i tillegg. Unntaket er når det må leggjast ved utfyllande informasjon, som timelister, teikningar og liknande. Desse vedlegga ønskjer vi primært som innebygd ("embedded") PDF-format og dei må merkast "commercial invoice", slik implementeringsrettleiaren viser.

Sensitiv informasjon på faktura bør avgrensast. Informasjon bør i størst mogeleg grad anonymiserast slik at ik​kje namn og fødselsnummer framgår av fakturaen eller fakturavedlegget.

Enkeltfakturaar

Du som leverandør må sende éin faktura per bestilling.

Fakturaadressar

Fakturaen må ha korrekt EHF-adresse (organisasjonsnummer til korrekt føretak/kunde). Fakturaar som ikkje inneheld adresse, blir stoppa automatisk, og kjem ikkje fram til Helse Vest. Sjå kontaktinformasjonstabell nedst på sida.

Sykehusinnkjøp HF gjennomfører anbod og forvaltar avtalane etter at dei er inngåtte på vegner av alle helseføretak i Noreg.

Du blir avtaleleverandør etter å ha inngått avtale med Sykehusinnkjøp HF.

Etter at Sykehusinnkjøp HF har inngått avtale med ein leverandør, blir innkjøp av varer og tenester gjennomført av helseføretaka.

Spørsmål og svar på anskaffelser.no

Alle fakturaar skal sendast elektronisk til følgjande adresser, som består av et ICD-nummer (International Code Designator) for Noreg, i tillegg til organisasjonsnummeret til føretaket.

Helse Vest RHF

• EHF: 0192:983658725

Helse Førde HF:

• EHF: 0192:983974732

Helse Bergen HF

• EHF: 0192:983974724

Helse Helse Fonna HF

• EHF: 0192:983974694

Helse Stavanger HF:

• EHF: 0192:983974678

Sjukehusapoteka Vest HF:

• EHF: 0192:983974716

Helse Vest IKT AS:

• EHF: 0192:987601787

Dersom du har spørsmål om EHF eller sa​​mhandling, kan du ta kontakt med oss på ehandel@helse-vest-ikt.no.