Retningslinjer for søknadsvurdering

Vurderingskomiteane:

​​​​​Samansetting

Komiteane består av til saman 16 personar frå nasjonale eller nordiske institusjonar, dvs. frå institusjonar utanfor regionen.

Hovudkomiteen består av ein overordna leier og leiarane for 3 underkomiteer. Dei 3 underkomiteane skal bestå av fem personar og følgjande bakgrunn skal vere representert:

  • kliniske forskingsmiljø
  • grunnforsking og/eller translasjonell forsking
  • samfunnsmedisin eller helsefag​

Leiar i underkomiteane bør ha delteke i komitéarbeidet i minst eitt foregående år​.

Alle medlemmer skal ha vesentleg forskingserfaring innan relevant disiplin. Det blir prøvd å få til ei brei fagleg samansetjing av vurderingskomiteane.

På bakgrunn av innkomne søknader kan leiaren i hovudkomiteen, i samråd med sekretariatet, innhente ekspertfråsegn for enkeltsøknader dersom det kjem fram openbare manglar i komiteanes faglege samansetting.

Begge kjønn skal vere representerte i komiteane. Komitémedlemmene og sekretær skal honorerast etter satsar som blir brukte av Noregs forskingsråd.

Rotasjonsordning

  • Alle medlemmer kan rekne med 3 års innsats når dei seier ja til å delta i vurderingskomiteen.
  • Hovudregelen er at det skal skiftast ut 4 medlemmer årleg.
  • Medlemmer som av ulike grunner må seie nei til å delta før dei tre åra er gått, skal inngå i utskiftingane.
  • Hovudkomitéleiar blir valt heilt uavhengig av rotasjonsordninga.

Oppnemning

  • Det regionale samarbeidsorganet gjer den formelle oppnemninga av vurderingskomiteane.

Andre komitear

Søknader om korttidsstipend for fullføring av doktorgrad og søknadar om utanlandsstipend skal vurderast av ein administrativ komité. Den administrative komiteen blir leidd av hovudkomiteens leiar og to personar frå sekretariatet ved Regionalt kompetansesenter for klinisk forsking. Innstillinga frå administrativ komité skal behandlast i hovudkomiteen på tilsvarande måte som innstillinga frå dei andre underkomiteene.

Det blir sett ei grense på cirka 100 søknader pr. komité. Dersom talet på søknader overstiger dette, skal det vurderast å setje ned ein ekstra vurderingskomité med samansetjing som beskrive innleiingsvis i retningslinjene.

Fordeling og vurdering av søknadene

Dei tre underkomiteane skal ha lik belasting i forhold til antall søknader. Sekretariatet gjer ei fordeling av søknadene til komiteane med utgangspunkt i opplysningar om søkjars samarbeidspartnarar og arbeidsstad.

Underkomiteane har ansvar for kvar si søknadsbunke, og skal med utgangspunkt i kriteria (jf Formål og kriterium) og dei andre føringane frå Det regionale samarbeidsorganet, vurdere og prioritere søknadene. Hovudkomiteens leiar har møteplikt i alle underkomiteane. Kvart komitémedlem skal vere kjent med alle søknadene i eigen komité, men skal ha hovudansvar for cirka 20 søknader og medansvar for ytterlegare cirka 20 søknader.

Det er utarbeidd eit elektronisk hjelpemiddel (eVurdering) for komitémedlemmene med poengskala og muligheit til å skrive kommentarar. Vurderingsskjemaene skal brukast som utgangspunkt for komiteane si behandling av kvar enkelt søknad. Resultatet av vurderingsprosessen er basert på ei heilskapsvurdering etter behandlinga i komiteane.

Dei prioriterte listene frå kvar underkomité skal bli gått gjennom av hovudkomiteen, med spesiell vekt på overordna, heilskapeleg vurdering, og med kunnskap om regionens forskingsprofil. Hovudkomiteens innstilling skal sendast til Det regionale samarbeidsorganet for endeleg behandling og vedtak. Hovudkomiteens leiar deltek på møtet der innstillinga blir behandla.

Habilitet og klageåtgang

Habilitet

Under behandlinga av søknadene skal vanlege habiliteringsregler følgjast, jf forvaltningslovens kapittel II Om ugildskap. Det berande prinsippet om inhabilitet kjem til uttrykk i forvaltningslova § 6 anna ledd: Inhabilitet trår inn når det føreligg særeigne forhold som er eigna til å svekkje tilliten til ein persons nøytralitet, blant anna skal det leggjast vekt på om avgjerd i saka kan innebere særleg fordel, tap eller ulempe for han sjølv eller nokon som han har nær personleg tilknyting til.

Nærleik og eigarskap til dei strategiske forskingsbehova kan komme i konflikt med behovet for å sikre fagleg distanse. Dette skal vurderast særskilt i samarbeidsorganet ved oppnemning av medlemmer og tildeling av midlar.

Vurderingskomiteane i Helse Vest baserer seg det berande prinsippet i forvaltningslova og kjem til uttrykk på følgjande måte: Eit komitémedlem skal erklære seg inhabil dersom han/ho er nemnt som samarbeidspartnar i søknaden eller er delaktig i søkjarens forskingsgruppe på ein slik måte at det kan stillast spørsmål ved upartiskheiten. Det er ikkje ansett som automatisk inhabilitetsgrunn å være tilsett ved same institutt/avdeling som søkjaren, men det enkelte komitémedlem kan sjølv erklære seg inhabil på dette grunnlaget.

Samarbeidsorganets sekretariat fordeler innkomne søknader til underkomiteene med utgangspunkt i søknadens opplysningar om samarbeidspartnarar og søkjars arbeidsstad.

Komitémedlemmene skal så raskt som mulig melde inhabilitet. Inhabilitet skal meldast, registrerast og loggførast gjennom det elektroniske systemet eVurdering. Ved meldt inhabilitet i vurderinga av ein søknad som komitémedlemmet har hovud- eller medansvar for, blir søknaden i første omgang fordelt til eit anna medlem i same vurderingsgruppe.

Det elektroniske vurderingssystemet legg til grunn at komitémedlemmet aktivt må erklære seg inhabil eller habil i forhold til kvar enkelt søknad.

Leiar av vurderingskomiteane pliktar å ta opp habilitetsspørsmål ved starten av alle komitémøte.

Komitémedlemmer skal ikkje vere til stades under behandlinga av søknader der dei har meldt inhabilitet.

Tilbakemelding og klageåtgang

Etter vedtak om tildeling av midlar, blir det sendt ei skriftleg grunngjeving på avslag. Grunngjevinga vil basere seg på notat frå søknadsbehandlinga og vil i hovudsak vere av generell og overordna karakter. Det er anledning til å klage på avslaget. Fristen for klage er 3 veker etter mottatt grunngjeving.

Sjå retnin​gslinjer for Tilbakemelding og klageåtgang