Retningslinjer for søknadsvurdering
Samansetting av vurderingskomiteane
Komiteane består av til saman 19 personar frå nasjonale eller nordiske institusjonar, dvs. frå institusjonar utanfor regionen.
Hovudkomiteen består av ein overordna leier og leiarane for 3 underkomiteer. Dei 3 underkomiteane skal bestå av seks personar og følgjande bakgrunn skal som hovudregel vere representert:
- kliniske forskingsmiljø
- grunnforsking og/eller translasjonell forsking
- samfunnsmedisin eller helsefag
Leiar i underkomiteane bør ha delteke i komitéarbeidet i minst eitt foregående år.
Alle medlemmer skal ha vesentleg forskingserfaring innan relevant disiplin. Det blir prøvd å få til ei brei fagleg samansetjing av vurderingskomiteane.
På bakgrunn av innkomne søknader kan leiaren i hovudkomiteen, i samråd med sekretariatet, innhente ekspertfråsegn for enkeltsøknader dersom det kjem fram openbare manglar i komiteanes faglege samansetting.
Begge kjønn skal vere representerte i komiteane.
Rotasjonsordning
-
Alle medlemmer kan rekne med 3 års innsats når dei seier ja til å delta i vurderingskomiteen.
-
Hovudregelen er at det skal skiftast ut 4 medlemmer årleg.
-
Medlemmer som av ulike grunner må seie nei til å delta før dei tre åra er gått, skal inngå i utskiftingane.
-
Hovudkomitéleiar blir valt heilt uavhengig av rotasjonsordninga.
Oppnemning
-
Det regionale samarbeidsorganet gjer den formelle oppnemninga av vurderingskomiteane.
Andre komitear
Søknader om utanlandsstipend og utviding av postdoktorstipend skal vurderast av ein administrativ komité. Den administrative komiteen blir leidd av hovudkomiteens leiar og to personar frå sekretariatet ved Regionalt kompetansesenter for klinisk forsking. Innstillinga frå administrativ komité skal behandlast i hovudkomiteen på tilsvarande måte som innstillinga frå dei andre underkomiteane.
Administrativ komité har ansvaret for å ta ut søknader som ikkje fyller krava for å kunne søkje eller der søknaden har vesentlege manglar (manglande vedlegg, formalkrav til vedlegg). Sjå retningslinjer for Helse Vests forskingsmidlar for meir informasjon om krav til søknaden
Det blir sett ei grense på cirka 100 søknader pr. komité. Dersom talet på søknader overstiger dette, skal det vurderast å setje ned ein ekstra vurderingskomité med samansetjing som beskrive innleiingsvis i retningslinjene.
Fordeling og vurdering av søknadene
Dei tre underkomiteane skal ha lik belasting på antall søknader. Sekretariatet gjer ei fordeling av søknadene til komiteane med utgangspunkt i tema og opplysningar om søkjars samarbeidspartnarar og arbeidsstad.
Underkomiteane har ansvar for kvar si søknadsbunke, og skal med utgangspunkt i kriteria (jf Formål og kriterium) og dei andre føringane frå Det regionale samarbeidsorganet, vurdere og prioritere søknadene. Kvart komitémedlem skal vere kjent med alle søknadene i eigen komité, men skal ha hovudansvar for cirka 20 søknader og medansvar for ytterlegare cirka 20 søknader.
Det er utarbeidd eit elektronisk hjelpemiddel (eVurdering) for komitémedlemmene med skjema for poengskala og kommentarfelt. Vurderingsskjemaene skal brukast som utgangspunkt for komiteane si behandling av kvar enkelt søknad. Resultatet av vurderingsprosessen er basert på ei heilskapsvurdering etter behandlinga i komiteane.
Leiar i underkomiteane har ansvar for at det blir utarbeidd ei prioritert liste over søknadene med utgangspunkt i gjeldande vurderingskriteriar. Lista skal sendast hovudkomiteen til vidare behandling.
Hovudkomiteens leiar har møteplikt i alle underkomiteane, men har ikkje ansvar for å vurdere søknader.
Dei prioriterte listene frå kvar underkomité blir gjennomgått av hovudkomiteen, med spesiell vekt på overordna, heilskapeleg vurdering, og med kunnskap om regionens forskingsprofil. Hovudkomiteens kan ta omsyn til fordeling mellom fagmiljø. Hovudkomiteens innstilling blir sendt til Regionale samarbeidsorgan for forsking og innovasjon for endeleg behandling og vedtak. Hovudkomiteens leiar deltek på møtet der innstillinga blir behandla.
Habilitet og klagetilgang
Habilitet
Under behandlinga av søknadene skal vanlege habiliteringsreglar følgjast, jf forvaltningslovens kapittel II Om ugildskap. Det berande prinsippet om inhabilitet kjem til uttrykk i forvaltningslova § 6 anna ledd: Inhabilitet trår inn når det føreligg særeigne forhold som er eigna til å svekkje tilliten til ein persons nøytralitet, blant anna skal det leggjast vekt på om avgjerd i saka kan innebere særleg fordel, tap eller ulempe for han sjølv eller nokon som han har nær personleg tilknyting til.
Nærleik og eigarskap til dei strategiske forskingsbehova kan komme i konflikt med behovet for å sikre fagleg distanse. Dette skal vurderast særskilt i samarbeidsorganet ved oppnemning av medlemmer og tildeling av midlar.
Vurderingskomiteane i Helse Vest baserer seg det berande prinsippet i forvaltningslova og kjem til uttrykk på følgjande måte: Eit komitémedlem skal erklære seg inhabil dersom han/ho er nemnt som samarbeidspartnar i søknaden eller er delaktig i søkjarens forskingsgruppe på ein slik måte at det kan stillast spørsmål ved upartiskheiten. Det er ikkje ansett som automatisk inhabilitetsgrunn å være tilsett ved same institutt/avdeling som søkjaren, men det enkelte komitémedlem kan sjølv erklære seg inhabil på dette grunnlaget.
Samarbeidsorganets sekretariat fordeler innkomne søknader til underkomiteane med utgangspunkt i søknadens opplysningar om samarbeidspartnarar og søkjars arbeidsstad.
Komitémedlemmene skal så raskt som mulig melde inhabilitet. Inhabilitet skal meldast, registrerast og loggførast gjennom det elektroniske systemet eVurdering. Ved meldt inhabilitet i vurderinga av ein søknad som komitémedlemmet har hovud- eller medansvar for, blir søknaden i første omgang fordelt til eit anna medlem i same vurderingsgruppe.
Det elektroniske vurderingssystemet legg til grunn at komitémedlemmet aktivt må erklære seg inhabil eller habil i forhold til kvar enkelt søknad.
Leiar av vurderingskomiteane pliktar å ta opp habilitetsspørsmål ved starten av alle komitémøte.
Komitémedlemmer skal ikkje vere til stades under behandlinga av søknader der dei har meldt inhabilitet. Sjå instruks til komiteene.
Tilbakemelding og klagetilgang
Etter vedtak om tildeling av midlar, blir det sendt ei kortfatta tilbakemelding til alle søkjarar, med fokus på prosjektets sterke sider og kva som kan bli betre. Tilbakemeldinga blir basert på vurderinga frå underkomiteane, og vil i hovudsak vere av generell og overordna karakter. Tilbakemeldingane blir formelt sendt ut frå hovudkomiteens leiar. Det er anledning til å klage på saksbehandlingsfeil. Fristen for klage er 3 veker etter mottatt grunngjeving.