Retningslinjer for handtering av forskingsmidlane

Forsking er ei av fire hovudoppgåver for helseføretaka, og føretaka er grunnfinansiert for å utføre denne oppgåva. Helse Vest sine forskingsmidlar er eit økonomisk bidrag til forskingsaktiviteten, og det kan ikkje takast dekningsbidrag frå desse midlane.

​​​​​​​Dekningsbidrag i eit forskingprosjekt er institusjonen sine felleskostnader som husleige for kontor/arbeidsplass, leige av PC/datamaskin med standard programvare, telefon og andre administrative fellestenester knytte til personal, økonomi​ og bibliotektenester. Institusjonen er ansvarleg for  kostnaden også dersom det er behov for å kjøpe desse tenestene andre steder.

Utstyr som blir kjøpt inn for forskingsmidlane, skal godkjennast av institusjonen og er difor institusjonen sin eigendom.

​Forskingsmidlane kan ikkje nyttas​​​t til andre formål enn prosjektet det er søkt midlar til. Midlane skal nyttast i tråd med tildelinga og søkjarinstitusjonens retningslinjer.

​​​​Søkjarinstitusjon

Helse Vest sine forskingsmidlar blir tildelt søkjarinstitusjon og skal sikre at det blir forska i helseføretaka. Følgjande institusjonar kan stå som søkjarinstitusjo​n:

Helse Vest sin revisor har til ei kvar tid rett ​​til å kontrollere at midlane blir forvalta i samsvar med vilkåra i tildelinga. Riksrevisjonen har også anledning til slik kontroll, jf. Stortinget sitt bevilgningsreglement § 10.

​Rekneskapsinstitusjon​​​

Helse Vest sine forskingsmidlar blir tildelte til og skal handterast av helseføretak og private, ideelle institusjonar, jf. lista over. Det er følgjeleg desse institusjonane som kan rekneskapsføre midlane.

Midlar som blir brukte til finansiering av stillingar

Personell som er finansiert av forskingsmidlane i Helse ​Vest skal tilsetjast i søkjarinstitusjon. Dette kan til dømes vere forskingsstøttepersonell og personar som er tildelt doktorgrads- eller postdoktorstipend.​

Doktorgradsstipendiatar

Dersom doktorgradsstipendiaten disputerer før det tildelte stipendet er nytta fullt ut, kan resterande midlar – etter søknad – nyttast til å dekkje kostnader til ferdigstilling og publisering av artiklar som inngår i graden. Restmidlar ut over dette blir trekt tilbake.

​Driftsmidlar til stipendiatar

Driftsutgifter er direkte utgifter til varer og tenester som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet. Stipendiatar får midlar etter fast sats vedteke av samarbeidsorganet. Satsen skal dekkje løn med sosiale utgifter og drift. Driftsmidlane kan nyttast til drift av prosjektet som reise- og møtekostnadar, kjøp av analysar eller tilgang til forskingsinfrastruktur, kjemikaliar og anna forbruksmateriell og programvare som går ut over standard programvare som ansvarleg institusjon skal dekkje.​​​

​Ubrukte forskingsmidlar

Helse Vest er oppteken av at midlar avsett til forsking blir nytta til gode og prioriterte forskingsprosjekt. Hovud​​regelen for ubrukte forskingsmidlar er at dei går tilbake til samarbeidsorganet for ny tildeling til aktuelle prosjekt.

Midlane blir enten tildelt neste prosjekt frå ei prioritert liste av søknader som ikkje blei godkjent ved opphavleg tildeling eller, om det ikkje er slike prioriterte prosjekt, blir midlane lyst ut på ny ved ein seinare anledning. Det er viktig at midlane blir brukte til godkjente forskingsformål i tildelingsåret, slik at ein ikkje risikerer å måtte betale dei tilbake til departementet.

Forskingsprosjekta​ må budsjetterast realistisk slik at ​​det ikkje blir bunde opp fleire midlar enn det som faktis​k kan brukast i prosjektperioden.​

​Aktuelle situasjonar​:​

  • Prosjektleiar tek ikkje imot tilbodet. Ved tildeling av midlar blir prosjektleiar beden om å gi beskjed så snart som mogleg om han/ho tek imot midlane. Dersom ikkje prosjektleiaren tek imot, blir midlane haldne tilbake.

  • Prosjektet er forseinka. Prosjektleiar søkjer etter at søknadene er behandla av Samarbeidsorganet om utsett oppstart eller forskyving til året etter. Dersom søknaden blir innvilga, blir midlane haldne tilbake til prosjektet kjem i gang/held fram.

  • Prosjektet kjem ikkje i gang. Dersom midlane er aksepterte, men prosjektet likevel ikkje kjem i gang, skal det meldast tilbake så snart som mogleg til Samarbeidsutvalets sekretær. Midlar blir ikkje delte ut.

  • Prosjektet blir gjennomført til ein lågare kostnad enn opphavleg sett av. Dersom sluttrapporten viser at ikkje alle midlane er brukte til formålet, skal restmidlar trekkjast tilbake slik at dei kan nyttast til ny tildeling.

​Overføring av midl​ar​​ mellom år

For prosjekt som er i gang, skal melding om forventa mindreforbruk og/eller søknad om overføring av midlar send​​​ast inn saman med årsrrekne​skapen, jf. Retningslinjer for overføring av forskingsmidlar.​​​​