Retningslinjer for handtering av forskingsmidlane

​​​​​​​Dekningsbidrag i eit forskingprosjekt er felleskostnadane i institusjonen, som husleige for kontor/arbeidsplass, leige av PC/datamaskin med standard programvare, telefon og andre administrative fellestenester knytte til personal, økonomi​ og bibliotektenester. Institusjonen er ansvarleg for kostnaden også dersom det er behov for å kjøpe desse tenestene andre steder.

Utstyr som blir kjøpt inn for forskingsmidlane, skal godkjennast av institusjonen og er derfor eigendom til institusjonen.

​Forskingsmidlane kan ikkje nyttas​​​t til andre formål enn prosjektet det er søkt midlar til. Midlane skal nyttast i tråd med tildelinga og søkjarinstitusjonens retningslinjer.

​​​​Søkjarinstitusjon

Helse Vest sine forskingsmidlar blir tildelt søkjarinstitusjon og skal sikre at det blir forska i helseføretaka. Følgjande institusjonar kan stå som søkjarinstitusjo​n:

• Helse Bergen HF
• Helse Stavanger HF
• Helse Fonna HF
• Helse Førde HF
• Sjukehusapoteka Vest HF
• Private, ideelle institusjonar

Revisor i Helse Vest har til ei kvar tid rett ​​til å kontrollere at midlane blir forvalta i samsvar med vilkåra i tildelinga. Riksrevisjonen har også anledning til slik kontroll, jf. Stortinget sitt bevilgningsreglement § 10.

​Rekneskapsinstitusjon​​​

Forskingsmidlane i Helse Vest blir tildelte til og skal handterast av helseføretak og private, ideelle institusjonar, jf. lista over. Det er følgjeleg desse institusjonane som kan rekneskapsføre midlane.

Midlar som blir brukte til finansiering av stillingar

Personell som er finansiert av forskingsmidlane i Helse ​Vest skal tilsetjast i søkjarinstitusjon. Dette kan for eksempel vere forskingsstøttepersonell og personar som er tildelt doktorgrads- eller postdoktorstipend.​

Driftsutgifter er direkte utgifter til varer og tenester som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet. Stipendiatar får midlar etter fast sats vedteke av samarbeidsorganet. Satsen skal dekkje løn med sosiale utgifter og drift.

Driftsmidlane kan nyttast til drift av prosjektet som reise- og møtekostnadar, kjøp av analysar eller tilgang til forskingsinfrastruktur, kjemikaliar og anna forbruksmateriell og programvare som går ut over standard programvare som ansvarleg institusjon skal dekkje.​​​

​Ubrukte forskingsmidlar

Helse Vest er oppteke av at midlar avsett til forsking blir nytta til gode og prioriterte forskingsprosjekt. Hovud​​regelen for ubrukte forskingsmidlar er at dei går tilbake til samarbeidsorganet for ny tildeling til aktuelle prosjekt.

Midlane blir enten tildelt neste prosjekt frå ei prioritert liste av søknadar som ikkje blei godkjent ved opphavleg tildeling eller, om det ikkje er slike prioriterte prosjekt, blir midlane lyst ut på ny ved eit seinare høve. Det er viktig at midlane blir brukte til godkjente forskingsformål i tildelingsåret, slik at ein ikkje risikerer å måtte betale dei tilbake til departementet.

Forskingsprosjekta​ må budsjetterast realistisk slik at ​​det ikkje blir bunde opp fleire midlar enn det som faktis​k kan brukast i prosjektperioden.​

Doktorgradsstipendiatar

Dersom doktorgradsstipendiaten disputerer før det tildelte stipendet er nytta fullt ut, kan resterande midlar – etter søknad – nyttast til å dekkje kostnader til ferdigstilling og publisering av artiklar som inngår i graden. Restmidlar ut over dette blir trekt tilbake.

Vidareføringsstipend - førebuing for postdoktorstipend

Det kan gjerast unnatak frå regelen over, dersom restmidlar skal nyttast til førebuing til postdoktorprosjekt. Følgjande føresetnader gjeld:

• Stipendiaten skal fortsetje arbeidet på same prosjekt

• Forskingsgruppa skal sørgje for tilstrekkeleg rettleiing i perioden
  
• Vidareføringsstipendet blir avslutta dersom stipendiaten får anna finansiering
  
• Varigheit: 1-12 månader, uavhengig av stillingsprosent (50 eller 100 %)
  

Søknad om vidareføringsstipend rettast til forskning@helse-vest.no, og skal svare på føresetnadene i punkta over. Søknadane vert handsama administrativt og fortløpande gjennom året.

​Aktuelle situasjonar​:​

• Prosjektleiar tek ikkje imot tilbodet. Ved tildeling av midlar blir prosjektleiar beden om å gi beskjed så snart som mogleg om han/ho tek imot midlane. Dersom ikkje prosjektleiaren tek imot, blir midlane haldne tilbake.

• Prosjektet er forseinka. Prosjektleiar søkjer etter at søknadene er behandla av Samarbeidsorganet om utsett oppstart eller forskyving til året etter. Dersom søknaden blir innvilga, blir midlane haldne tilbake til prosjektet kjem i gang/held fram.

• Prosjektet kjem ikkje i gang. Dersom midlane er aksepterte, men prosjektet likevel ikkje kjem i gang, skal det meldast tilbake så snart som mogleg til Samarbeidsutvalets sekretær. Midlar blir ikkje delte ut.

• Prosjektet blir gjennomført til ein lågare kostnad enn opphavleg sett av. Dersom sluttrapporten viser at ikkje alle midlane er brukte til formålet, skal restmidlar trekkjast tilbake slik at dei kan nyttast til ny tildeling.

​Overføring av midl​ar​​ mellom år

For prosjekt som er i gang, skal melding om forventa mindreforbruk og/eller søknad om overføring av midlar send​​​ast inn saman med årsrrekne​skapen, jf. Retningslinjer for overføring av forskingsmidlar.​​​​

Revidert: 1. mai 2019