Personvernerklæring for Refapp

Denne personvernerklæringa gir informasjon om kva personopplysningar vi samlar inn, korleis opplysningane blir behandla og kva rettar du har etter personvernregelverket.

Kven er ansvarleg for personopplysningane som blir samla inn i Refapp?

Det er føretaket som har lyst ut den aktuelle stillinga som er dataansvarleg og som har ansvaret for å etterleve personvernregelverket. 

Føretaka har i tillegg utnemnd eigne personvernombod som har til oppgåve å gi råd og rettleiing om personvernregelverket, og som kan hjelpe deg dersom du har spørsmål om personvern.

Følg lenkja til Personvernerklæring for Helse Vest RHF for å finne kontaktinformasjon og meir informasjon om personvern i føretaket.

Føremål og grunnlag for behandling av personopplysningar i Refapp

I offentleg sektor er arbeidsgjevar forplikta til å tilsette den søkjaren som er best kvalifisert til stillinga.  Dette kallar ein for kvalifikasjonsprinsippet. Intervju og referanseintervju inngår i leiar si vurdering i tilsettingsprosessen.  

Kva blir registrert når vi brukar Refapp i prosessen for å gjennomføre referansesjekk?

• Jobbsøkjaren sitt namn, e-postadresse og telefonnummer blir sendt frå Webcruiter til Refapp. Jobbsøkjar mottek så SMS og e-post med invitasjon til spørjeskjema om referansar i Refapp. 
  
  
• Jobbsøkjar fyller ut spørjeskjema i Refapp med kontaktinformasjon til sine referansar (namn, mobilnummer og e-postadresse) og kva relasjon jobbsøkjar har til referansen. Skjemaet vil også innehalde jobbsøkjar sitt namn og tittel på den aktuelle stillinga. 
  
  
• Referansane mottek SMS og e-post med invitasjon til spørjeskjema i Refapp. Dei kan då be om telefonintervju eller svare på spørjeskjemaet digitalt. 
  
  
• Følgjande opplysningar om referansen blir behandla når skjema for referanseintervju blir fylt ut og sendt inn: Namn, mobilnummer og e-post adresse. Referansane kan velje å bekrefte identiteten sin med Vipps. Dette er frivillig. Då vil vi hente inn namn og e-post adresse frå Vipps.
  
  
• Følgjande opplysningar om jobbsøkjar blir behandla når skjema for referanseintervju blir fylt ut og sendt inn: Jobbsøkjar sitt namn, relasjon til referansane og tittel på den aktuelle stillinga. I tillegg vil referansane sine svar på spørsmål om jobbsøkjaren i spørjeskjemaet bli registrert. 
  
  
• Spørjeskjemaet inneheld berre spørsmål som er rettmessige til vurdering av kandidatar i ein rekrutteringsprosess. Det vil seie at mengda innsamla opplysningar er avgrensa til det som er nødvendig for å realisere føremålet med innsamlinga. Vi spør ikkje etter opplysningar av særskilt kategori (sensitive personopplysningar).
  
  
• Når spørjeskjema for referansane er ferdig utfylt, blir det sendt e-post til saksbehandlar med lenkje til rapport som viser svar frå jobbsøkjar og svara frå referansane. Det er berre saksbehandlarar for den aktuelle stillinga som har tilgang til rapporten. 
  
  
• Grunnlaget for å behandle personopplysingar om jobbsøkjar i samband med referansesjekk er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Bestemminga gir arbeidsgjevar tilgang til å behandle personopplysingar når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkjar si oppmoding før ein eventuell arbeidsavtale bli inngått. 
  
  
• Grunnlaget for å behandle personopplysingar om referansen er personvernforordninga artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Bestemminga gir arbeidsgjevar tilgang til å behandle personopplysingar som er nødvendig for å ivareta ei rettmessig interesse – å finne rett kandidat til stillinga. Same grunnlag gjeld om referansen vel å bekrefte sin identitet med Vipps.

Kor lenge blir personopplysingane dine lagra?

Personopplysingane som blir henta inn i referanseprosessen blir oppbevart så lenge saksbehandlinga går føre seg og opp til 24 månader etter at rekrutteringsprosessen/referanseprosessen starta, for å sikre at ingen søknadsinformasjon blir sletta før prosessen er fullført og avslutta. Sletting vil deretter bli gjennomført automatisk. 

Du kan krevje at opplysningane dine blir sletta tidlegare ved å kontakte føretaket som har lyst ut stillinga. 

Rettane dine

Du har fleire rettar etter personvernregelverket som du kan krevje å få oppfylt og som blir omtalt under.  

Du kan utøve rettane dine ved å kontakte føretaket som har lyst ut den aktuelle stillinga. Du har krav på svar utan ugrunna opphald og seinast innan 30 dagar. 

Få innsyn i eigne opplysningar

Du kan be om å få innsyn i dine personopplysingar og få utlevert ein kopi av alle opplysingar om deg som vi behandlar.

Korrigere personopplysningar

Du kan be oss rette eller supplere opplysningar som er feil eller misvisande. 

Slette personopplysningar

I gitte situasjonar kan du be oss slette opplysningar om deg sjølv.

Avgrense behandling av personopplysningar

I enkelte situasjonar kan du be oss avgrense behandlinga av opplysningar om deg.

Protestere mot ei behandling av personopplysningar

Dersom vi behandlar opplysningar om deg med grunnlag i oppgåvene våre eller på bakgrunn av ei interesseavveging, har du rett til å protestere mot korleis vi behandlar opplysningar om deg.

Dataportabilitet

Dersom vi behandlar opplysningar om deg med grunnlag i samtykke eller ein kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysningar om deg til deg eller til ein annan behandlingsansvarleg.

Du kan lese meir om rettane dine på informasjonssidene til Datatilsynet

Informasjonssikring og databehandlarar

Føretaka har i dag ein IKT-driftsmodell der Helse Vest IKT AS driftar ein stor del av systema, men der vi også har overlate drifta av enkelte system til eksterne partar. Refapp er eit system som er drifta av eksterne partar. Helse Vest IKT, Talentech AS og Talentwise AB er databehandlarar. Alle opplysningar blir lagra kryptert med høgaste sikkerheit. All behandling blir gjort innanfor EU, som har det same vern for behandling av personopplysingar som i Noreg.

Vi følgjer personvernlovgivinga og norma for informasjonssikring og personvern i helse- og omsorgstenesta, og arbeider systematisk for å sikre at personopplysningar blir behandla slik at krava til konfidensialitet, integritet, tilgjengelegheit og robustheit er ivaretekne. Norma er eit sett av krav til informasjonssikring basert på lovverket.

Du kan klage på behandlinga av personopplysningar

Vi håper du vil seie ifrå dersom du meiner at vi ikkje følgjer reglane i personopplysningslova. Kontakt personvernombodet i føretaket som har lyst ut den aktuelle stillinga.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet dersom du meiner vi bryt personvernregelverket. Du kan lese meir om korleis du fremjar ei klage på Datatilsynet sine nettsider: Klage til Datatilsynet | Datatilsynet.